کاربرد ماتریس آیزِنهاوِر برای بهبود بازدهی در ایجاد محتوا
نمی دانم در حال حاضر در چه سطحی از ایجاد محتوا هستید .
آیا جزو ایجاد کننده های محتوایی هستید که غاز می چرانید و پشه می پرانید و احتمالا سالی یک پروژه بتوانید بگیرید آن هم بصورت کوتاه زمان ، یا جزو ایجاد کننده های محتوایی هستید که وقت سرخاراندن ندارید و روزانه چند ده پروژه را به خاطر کمبود تایم رد میکنید .
مشخصا اگر از نوع ابتدا هستید ولی دوست دارید که راه پولسازی از ایجاد محتوا را یاد بگیرید در انتهای مقاله چند توصیه خوب برایتان دارم . اگر هم جزو دسته دوم هستید و از کارهای زیادی که روی هم تلمبار شده اند گیج شده اید و تمرکزتان را از دست داده اید توصیه میکنم از ماتریس آیزِنهاوِر برای مدیریت تایم و بهبود بهره وری تان استفاده کنید .
کمی در گزینه دوایت آیزِنهاوِر بدانیم
Dwight Eisenhower دوایت آیزِنهاوِر یکی از پیروزی ترین افرادی است که در زندگی دیده اید .
او سی و چهارمین رئیس جمهور آمریکا بود که دو دوره متوالی و از سال های ۱۹۵۳ میلادی تا ۱۹۶۱ میلادی این سمت را بر عهده داشت. او در دوران خدمتش، برنامه های فوق العاده ای را پیاده‌سازی کرد. احداث بزرگراه های بین ایالتی در ایالات متحده امریکا، پیاده‌سازی اینترنت (DARPA)، سفر به فضا (NASA) و استفاده ی صلح آمیز از منابع انرژی جایگزین (قانون انرژی هسته ای) از اقداماتی بود که در تایم او انجام شد.
کمی در گزینه دوایت آیزِنهاوِر بدانیم
او قبل از اینکه رئیس جمهور شود، یک ژنرال پنج ستاره ی ارتش امریکا بود که فرماندهی ارشد متفقین در جنگ بین‌المللی دوم را بر عهده داشت؛
او هم چنین رئیس دانشگاه کلمبیا و اولین فرمانده ی ارشد ناتو بود. با این حال، سرگرمی هایی مثل گلف و نقاشی رنگ روغن را هم دنبال می کرد.
آیزِنهاوِر این بازدهی را برای دهه ها به همین شکل حفظ کرد و در این زمینه مهارت فوق العاده ای داشت؛ و جای تعجب نیست که این روزها متدهای او در مدیریت تایم، مدیریت کار و بهبود بازدهی را افراد بسیار زیادی به کار میگیرند.
معروف ترین استراتژی او ماتریس آیزنهاور است که یک ابزار تصمیم گیری ساده است.
پس بیایید کار کردن با آن را یاد بگیریم.
چطور به کمک ماتریس آیزنهاور بازدهی بیش تری داشته باشیم ؟
استراتژی آیزنهاور در زمینه ی مدیریت کارها بسیار ساده است. توسط از این ماتریکس، شما کارهایتان را بر اساس چهار احتمال تقسیم بندی می کنید.
- ضروری و مهم (کارهایی که می‌بایست فورا انجام شوند)
- مهم، ولی نه ضروری (کارهایی که برنامه ریزی می کنید آینده انجام دهید)
- ضروری، ولی نه مهم (کارهایی که به فرد دیگری می سپارید)
- نه مهم و نه ضروری (کارهایی که می‌بایست پاک شوند)
یکی از قابلیت های جالب ماتریس آیزنهاور این است که ما می توانیم از این نوع اولویت بندی هم برای برنامه ریزی های کلی تر و طولانی زمان تر مثل برنامه ریزی هفتگی یا ماهانه استفاده کنیم و هم می توانیم برای برنامه ریزی لحظه ای یا روزانه برای اینکه همین لحظه تصمیم بگیریم چه کاری انجام بدهیم یا در یک روز تصمیم بگیریم کدام کارها را انجام بدهیم و کدام ها را نه ، هم استفاده می شود.
و مشخصا در کار ایجاد محتوا هم ما می توانیم از همین ماتریس استفاده کنیم و تصمیم بگیریم کدام یکی از کارهای مان واجب تر و ضروری تر هستند و کدام نه .
همین استراتژی ساده مطمئن باشید می تواند نقطه پرتاب شما به بالاترین سطح بهره وری و بازدهی در کار ایجاد محتوا باشد . مشخصا همه ما می دانیم که در کار فریلنسری ایجاد محتوا هر چه قدر دست مان تند تر باشد و بتوانیم در زمان تایم کمتر تعداد بیشتری کلمه بنویسیم و تعداد بیشتری پروژه انجام دهیم درآمدمان هم چند می تواند چند برابر شود .
تفاوت کارهای سریع و مهم در ماتریس آیزنهاور
کارهای سریع : کارهایی هستند که می‌بایست در لحظه انجام شوند و اگر انجام نشوند و یا به تعویق بیافتند احتمال دارد نتیجه و عواقب بدی برای ما داشته باشند.
کارهای مهم : کارهایی هستند که قطعاً می‌بایست آنها را انجام دهیم و انجام آنها می تواند تاثیر زیادی در زندگی و پیروزی شخصی و کاری ما داشته باشد .
تفکیک این تفاوت ها کار سادگی است ولی تصمیم گیری برای اجرای آنها در دراز زمان کار نسبتا دشواری است. علت علاقه ی من به ماتریس آیزنهاور اینست که چارچوب واضحی برای تصمیم گیری در گزینه انجام کارها و تداوم آنها در برنامه ریزی روزانه به ما میدهد .
تفاوت کارهای سریع و مهم در ماتریس آیزنهاور
فوری ترین راه برای انجام یک کار، انجام ندادن آن است!
نه فکر نکنید که ما می خواهیم بگوییم هیچ کاری نکنید و هر روز روی کاناپه لم بدهید و تلویزیون تماشا کنید و منتظر باشید پول از آسمان برایتان واریز شود !
بلکه این توصیه آدم های موفق با عملکرد بالاست .
این کارهایی که نباید انجام بدهید کارهایی هستند که چون غیر مهم هستند و شما را از اهمیت ها و هدف هایتان دور می کنند می‌بایست از برنامه تان پاک کنید و آنها را به هیچ وجه انجام ندهید . و این سخت ترین تصمیم در این روش است .
ما معمولا از روی تنبلی و اهمال کاری خودمان را مشغول کارهای بی اهمیت میکنیم و دائما از خودمان می پرسیم که چه طور می توانیم “بازدهی بیش تری داشته باشم” یا دنبال راهکارهایی هستیم که “شب نخوابیم و بیشتر کار کنیم”!
ماتریس آیزنهاور به این خاطر از نظر من خیلی مهم است که ما را به سمتی می برد که فکر کنیم آیا واقعا انجام این کار ضروری است یا نه و این به این معناست که احتمال پاک کردن کار های بیهوده از انجام دادن آنها بیش تر می شود .
امتحان شخصی خودم : من این روش را چند ماهی است که در برنامه روزانه خودم استفاده میکنم و مسلما اعتقاد دارم که استفاده از این روش در اولویت بندی کارهای روزانه باعث شد در حال حاضر بتوانم خیلی به برنامه هدفم نزدیک تر شوم و حتی بعضی روزها در یک روز چیزی حدود ۱۰ هزار کلمه یا بیشتر هم محتوا ایجاد کنم و در کنار آن به کارهای دیگر و تفریح هم برسم.
نحوه استفاده از ماتریس آیزنهاور در اولویت بندی کارها
اولین کاری که می‌بایست همین اکنون آن را انجام دهید و بعد به سراغ اقدامات بعدی بروید این است که لیستی از تمام کارهای تان( حتی کارهایی که به نظرتان مسخره و جزئی هستند ) بنویسید .
در مرحله دوم می‌بایست تمام کارهایی که فهرست کردید را در یکی از این ۴ دسته قرار بدهید :
- مهم و سریع
- مهم ولی غیر سریع
- غیر مهم ولی سریع
- غیر مهم و غیر سریع
نحوه استفاده از ماتریس آیزنهاور در اولویت بندی کارها
۱- کارهای مهم و سریع چه کارهایی هستند ؟
کارهایی که جزو گروه کارهای مهم و سریع قرار میگیرند یا شاید کارهایی هستند که کاملا بصورت غیر قابل پیش بینی برای تان پیش آمده و مجبور هستید آن را انجام دهید .
به عنوان مثال مدیرتان همین چند لحظه پیش از شما خواسته که کاری مهم را انجام دهید و تا یک ربع دیگر برایش بفرستید .
یا کارهایی هستند که از روی تنبلی و اهمال کاری برای دقیقه ۹۰ گذاشته اید . به عنوان مثال طبق برنامه ریزی از یک هفته قبل می‌بایست ۵ مقاله برای شرکتی می نوشتید و تحویل می دادید ولی هر روز آن را عقب انداخته اید و امروز مهلت تان تمام شده و می‌بایست تحویل سازمان بدهید .
مشخصا گزینه دوم که ناشی از اهمال کاری خودمان هست را می توانیم با روش ها برنامه ریزی و راهکارهایی برای دوری از اهمال کاری در تایم خودشان انجام بدهیم که دقیقه ۹۰ ما را گرفتار نکنند ولی برای کارهای ابتدا نمی توانیم خیلی برنامه ریزی و پیش بینی داشته باشیم و به همین خاطر همیشه می‌بایست تایم مشخصی از برنامه ریزی روزانه مان را برای این کارهای غیر قابل پیش بینی بگذاریم تا غافل گیر نشویم .
۲- کارهای مهم ولی غیر سریع چه کارهایی هستند ؟
این دسته از کارها جزو کارهای الماسی شما هستند که قطعاً می‌بایست با توجه و تمرکز بالایی آنها را در تایم مشخص انجام بدهید و نگذارید برای دقیقه ۹۰ بمانند تا به کارهای عجله ای و بی کیفیت تبدیل شوند. این کارها دقیقا کارهایی هستند که شما را به اهداف اصلی زندگی و کاری تان می رسانند . پس در برترین شرایط و پر انرژی ترین ساعات روز می‌بایست آنها را انجام دهید .
۳- کارهای غیر مهم ولی سریع چه کارهایی هستند ؟
این دسته از کارها دقیقا برعکس دسته دوم جزو کارهایی هستند که باعث می شوند از هدف های مان هر روز دورتر شویم .
این کارها معمولا کارهایی هستند که از طرف دیگران به ما محول می شوند و اگر قدرت « نه » گفتن در زندگی نداشته باشیم باعث می شود از کارهای مهم خودمان عقب بیافتیم و هر روز در گودال کارهای بی ارزش و بی نتیجه بیشتر فرو رویم .
به عنوان مثال احتمال دارد شما در حال نوشتن یک مقاله ای باشید که نیاز به تمرکز بالا دارد و می‌بایست قطعاً امروز آن را انجام دهید و ارسال کنید . اما در همین تایم یکی از همکاران تان وارد می شود و از شما می خواهد به او یاد بدهید که چطور می تواند یک نامه اداری خوب برای مدیر یک سازمان دیگر بنویسید . مشخصا اگر بخواهید به او توضیح بدهید یا حتی قبول کنید که کار او را راه بیاندازید مسلما از کار خودتان می مانید و احتمالا مجبور شوید تا پاسی از شب مشغول نوشتن مقاله باشید . بنابراین برترین راهکار در گزینه این نوع کارها یک « نه » تخصصی و مودبانه به همکارتان است و یا اینکه به او بگویید که در نیم ساعت آخر ساعت اداری می توانید به او کمک کنید که به این شکل ارتباط تان هم کمتر آسیب ببیند .
اما بدترین کار این است که خودتان را گرفتار و غرق این نوع کارها کنید و اطرافیان تان را عادت بدهید که هر تایم که کار داشتند می توانند روی شما حساب باز کنند . در این صورت مطمئن باشید کل زندگی تان به کارهای پوچ و بی ارزش انجام دادن برای دیگران میگذرد .
۴- کارهای غیر مهم و غیرفوری چه کارهایی هستند ؟
مگر بی اهمیت تر از این کارها ( که البته نمی توانیم حتی بهشان کار بگوییم ) هم وجود دارد ؟
اینا دقیقا کارهایی هستند که معمولا در طول روز بارها و بارها و برای شانه خالی کردن از مسئولیت انجام کارهای مهم به آنها رو می آوریم و با انجام دادن تعداد زیادی از آنها در طول روز کل برنامه ریزی روزانه مان را نابود میکنیم و آخر شب هم خودمان را خسته و کوفته به تخت مان می رسانیم و خودمان را گول میزنیم که من این همه امروز کار کردم و انقدر سرم شلوغ بود که نتوانستم به کارهای دیگر برسم .
چطور ماتریس آیزنهاور را اجرا کنیم ؟
پس از دسته بندی کارهایتان در ۴ دسته ای که گفتیم اکنون تایم آن رسیده که برای اجرای آنها تصمیم بگیرید :
مشخصا اولویت اصلی شما در طول روز می‌بایست کارهای مهم و سریع باشد . تا جایی که احتمال دارد برنامه تان را برای انجام این نوع کارها خالی کنید تا کارهای مهم و سریع را در اسرع وقت انجام دهید.
اولویت دوم کارهای مهم اما غیر سریع هستند . این کارها جزو کارهایی هستند که می‌بایست برنامه ریزی کنید تا در تایم های مشخص در طول روز یا هفته آنها را انجام دهید .
و در نهایت مهم ترین بخش این روش این است که کارهای غیر مهم و غیر سریع را از زندگی تان برای همیشه پاک کنید و بیرون بیاندازید .
خلاصه تصویری ماتریس آیزنهاور
چطور کارهای غیر مهم و غیر سریع را پاک کنیم و از آنها دوری کنیم ؟
نکته بسیار مهمی که در ماتریس آیزنهاور وجود دارد رسیدن به این درجه از تصمیم گیری و درست و انتخاب آگاهانه برای پاک کارهای غیر مهم و غیر ضروری است .و مشخصا زمانی این انتخاب و تصمیم گیری سخت تر می شود که اصلا ندانیم چه می خواهیم و چه هدفی داریم و رسالت مان چه هست .
دو سوال مهم می تواند عملکرد ماتریس آیزنهاور را برای ما آشکار کنند:
- من با چه هدفی کار می کنم؟
- اهمیت های مهم زندگی من کدامند؟
این ها سوالاتی است که می‌بایست انقدر با خودتان کلنجار بروید که در نهایت پاسخی درست برای آنها پیدا کنید . تاز مانی که ندانید چه کار می خواهید بکنید و هدف تان چه هست نمی توانید کارهایتان را طبق این ماتریس دسته بندی کنید، اما زمانی که به این نتیجه رسیدید که دقیقا هدف تان در کار و زندگی چه هست مسلما این تصمیم گیری و اولویت بندی کارهای روزانه تان خیلی راحت تر می شود .
ابتدا مقاله قول دادم یک سری پیشنهادهای آموزشی برای ایجاد کننده های محتوایی داشته باشیم که می خواهند پروژه بیشتری بگیرند:
۵ حقیقت گفته نشده در گزینه پولسازی به نحوه « فریلنسر با پیژامه »!
چطور با شناخت فریلنسینگ می توانید مثل من درآمد ماهانه چند ده میلیونی داشته باشید ؟
اموزش نحوه های بهبود فروش محتوا و جذب مشتری برای یک فریلنسر ایجاد محتوای تخصصی ( ۱۰ راهکار تجربه شده)
۵ ترفند بهبود درآمد برای یک فریلنسر ایجاد محتوا جدید کار (راهکارهای جذب مشتری بیشتر )
مراقب باشید این ۸ اشتباه را به عنوان فریلنسر ایجاد محتوا مرتکب نشوید (امتحان شخصی نویسنده)
چطور با بلاگ نویسی و ایجاد محتوا روزانه حداقل ۱۲۰ هزار تومان درآمد کسب کنیم ؟
