چگونه نامه‌های حرفه‌ای بنویسیم؟

نیاز به مهارت‌های مؤثر در گفتار و مکاتبه روز به روز برای پیروزی در شغل بیشتر احساس می‌شود. بطوریکه نوشتن نامه‌هایی برای معرفی خود به کارفرماهای احتمالی و بدست آوردن شغل گزینه نظر بسیار حیاتی است.

برای نامه نگاری با سازمان‌های خارجی، دانشگاه‌های جهانی، معامله‌های تجاری خود با کشورهای دیگر؛ برای پیروزی در گفتمان خود از سرویس ترجمه و نامه نگاری کپی فای استفاده کنید.

سرویس ترجمه نامه

شما می‌توانید نگارش نامه‌های خود را به کپی فای بسپارید. کپی فای با رعایت ساختار نامه با دقت به اداره یا دانشگاه مقصد نامه‌های شما را ترجمه می‌کند. جهت هماهنگی به وسیله قسمت سرویس سفارش دهید.

ساختار نامه‌های مؤثر

یک ساختار پذیرفته شده برای نوشتن نامه‌های حرفه‌ای ارائه داده‌ایم؛ که در پایین به حضورتان می‌رسانیم.

• نشانی شما و تاریخ نامه می‌بایست در ابتدا نامه نوشته شود. این دیتا هم می‌تواند در بالای نامه و سمت چپ و هم سمت راست ویا بالای اسم درج شوند. به خاطر داشته باشید؛ نام و شماره تلفن خود را در این قسمت وارد نکنید.

• نشانی کارفرما را می‌بایست در حاشیه و سمت چپ، قبل از درود‌ و تهنیت بنویسید. نشانی داخلی شامل موضوع، قسمت (دپارتمان)، و نشانی جامع سازمانی که شما نامه را می‌فرستید می‌باشد.

• درود و تهنیت، احوال پرسی رسمی یک نامه است. “آقای… عزیز” و یا “خانم… عزیز” ذکر نام فامیل شخص بهتر است. نشانه گذاری پس از درود و تهنیت، می‌تواند دو نقطه (:) و کاما (،) باشد. (یادداشت: وقتی به زبان انگلیسی نامه می‌نویسید از به کار بردن Mrs پرهیز کنید مگر اینکه قبلاً شخص از این عنوان استفاده کرده باشد.) از عبارت‌هایی همچون ” به کسی که نامه بدستش می‌رسد.” یا “آقای عزیز” “خانم عزیز” خودداری کنید چون نوشتن همچین عبارت‌هایی گویای آن است که شما از نامه‌های پیش نگاشته استفاده می‌کنید. اگر نامی از شخص گیرنده نامه ندارید از عبارت ” نیروی انسانی عزیز” استفاده کنید.

• بدنه‌ی نامه پس از درود و تهنیت می‌آید. اندازه بدنه‌ی نامه بر اساس هدف نامه و محتوای آن، می‌تواند سه تا پنج پاراگراف باشد.

• متن درون پاراگراف‌ها بدون فاصله و فاصله‌ی بین دو پاراگراف با فاصله‌ی یک سطر در میان (یک دکمه‌ی اسپیس) نگاشته می‌شود.

• قسمت پایانی نامه در ادامه‌ی بدنه‌ی نامه می‌آید و با نشانی شما و تاریخ فعلی ست آپ می‌شود. عبارت‌های رسمی همچون “با سپاس” مناسب هستند. پس از فاصله‌ی سه تا چهار خط خالی نام رسمی خود را که در رزومه تان هست، بنویسید.

• بالای نام خودتان با رنگ آبی یا مشکی اسمتان را امضا بزنید. رنگ‌ها و جوهرهای دیگر بخوبی فوتوکپی نمی‌شوند.

• اگر نامه شما حاوی یک ضمیمه و یا رونوشت هست، ذکر عبارت “پیوست” در حاشیه سمت چپ با اسم مطالب ضمیمه شده انتظار می‌رود.

نکته‌هایی برای نوشتن نامه‌های تاثیرگذار

• نامه‌ها نباید بیشتر از یک پیج باشد.

• از نامه‌های آماده استفاده نکنید. برای تاثیرگذاری مثبت و حرفه‌ای می‌بایست سعی کنید نامه‌ها را شخصی کنید و هر نامه را برای کارفرمای ویژه بنویسید و بفرستید.

• از کاغذهای با کیفیت استفاده کنید. مناسب است از کاغذی که برای رزومه خود استفاده کرده‌اید با همان کاغذ نامه را بنویسید.

• نامه‌های شما می‌بایست عاری از هر گونه غلط‌های املایی و نگارشی باشد. قطعاًً نامه‌های خود را چند بار بخوانید و غلط‌های املایی، نگارشی، نشانه گذاری‌ها و گرامر آن را تصحیح کنید. از دیگران برای اصلاح و بازبینی نامه‌های خود کمک بگیرید. تمام نامه‌های خود را تایپ و با پرینتر لیزی چاپ کنید چرا که نامه‌های دست نوشته قابل قبول نیستند. تمیز بودن نامه خیلی مهم است و دقت را به جزییات نامه جلب می‌کند.

• اگر از اینکه نامه شما آسیب ببیند می‌ترسید از پاکت‌های نامه تمام سایز استفاده کنید.

• بخاطر داشته باشید که ضاهر حرفه‌ای نامه بسیار مهم است قطعاًً نشانی خود را در بخش پاکت نامه یا برچسب آن بنویسید.

• در بعضی موارد شما نامه‌های خود را به وسیله رایانامه می‌فرستید، توجه داشته باشید که می‌بایست سبک و لحن نامه نگاری شما می‌بایست حرفه‌ای باشید راهنمایی‌هایی که ما در قسمت محتوای نامه و ساختار توضیح داده‌ایم، دنبال کنید.

تعریف‌های پایین شمال انواع نامه‌هایی است که احتمالا شما به آن نیاز دارید و یا برای یافتن شغل خود از آن‌ها استفاده کنید.

نامه برای یادگیری بهتر شما یه مثال از هر نوع نامه را آورده‌ایم.

نامه‌ی استعلام یا پرس جو

در طول دوره‌ای که به دنبال شغل هستید زمانی احتمال دارد درباره یک شرکت، یک جایگاه ویژه و یا یک موقعیت جغرافیایی به یک سری دیتا نیاز داشته باشید. در این موارد شما یک نامه‌ی استعلام می‌نویسید، در این نامه شما دیتا گزینه نیاز خود را درخواست می‌کنید.

• نامه‌ی استعلام را به تنهایی می‌فرستند. نباید رزومه‌ی شما به آن ضمیمه شود. اگر در بعدا بخواهید با این شرکت همکاری کنید این کار به نامزدی شما برای کسب شغل آسیب می زند. به خاطر داشته باشید که این یک نامه تقاضا نیست.

• با اینکه شما از یک شرکت اطلاعاتی تقاضا می‌کنید مناسب است دیتا و ویژگی‌های خود را نیز در میان بگذارید. حواستان باشد که این دیتا می‌بایست در متنی که مربوطه به درخواست دیتا است گنجانده شود.

• ممکن این اولین ارتباط شما با کارفرمایی احتمالی باشد. پس بسیار حیاتی است این که این نامه بخوبی بنویسیم و سازمانی که از آن درخواست دیتا می‌کنیم را ویزیت قرار بدهیم.

• گاها نمی‌توانند بلافاصله به درخواست شما پاسخ دهند شما می‌بایست با بیان شیوه و تایم پی گیری نامه را اتمام دهید و مطمئن باشید که کارهایتان انجام ‌می‌گیرد.

• یادداشت: براساس مباحث قانونی، بیشتر کارفرماها نامه‌ها یا رزومه‌های خواسته نشده را قبول نمی‌کنند اگر شما درباره فهرست شغل‌ها و یا پروسه درخواست شغل می‌پرسید؛ توصیه می‌شود سایت کارفرما را مشاهده کنید و اگر قسمت شغل و حرفه‌ها را نیافتید با تماس گرفتن و یا ایمیل زدن از جای شغل‌های خالی فهرست شده دیتا کسب کنید. به کمک سامانه‌های آنلاین کارجو اشخاص می‌توانند بدون فهرست شغل‌های خالی نسبت به انتخاب شغل اقدام کنند.

گاهی دانشجویان می‌پرسند که پس از فرستادن نامه‌ی پرسجو یا استعلام آیا از طرف کارفرما نامه اعلام وصول دانلود می‌کنند. آگاه باشید زمانی که نامه‌های ناخواسته می‌فرستید؛ احتمال دارد جوابی به شما ندهند. اما این نامه‌ها به کارفرما نمایش می‌دهد که شما از با برنامه ریزی و یک ذوش شرکت یافته به دنبال شغل می‌گردید، این می‌تواند برای کارفرا جالب و تحسین برانگیز باشد.

نامه‌های درخواست یا درخواست نامه

وقتی رزومه خود را برای کارفرما می‌فرستید می‌بایست همراه با یک نامه درخواست نیز باشد، همچنین به این نامه پیوست نیز می گویند. هدف نامه پیوست، نمایش دادن مهارت‌ها، تحصیلات و امتحان‌های شماست که با موقعیت آن‌ها مربوطه است. برای کارفرما توضیح می‌دهید که چرا به این موقغیت علاقه دارید, معتقدید که شرایط خود چه کمک‌هایی به شرکت می‌کنید. از آنجایی که نامه‌های پیوست خوب ترین جا برای تاکید بر مهارت‌هایی است که می‌خواهید برای کارفرمای ویژه ای معرفی کنید؛ یک نامه پیوست مخوص می‌بایست همراه با رزومه‌ای که می‌خواهید، فرستاده شود.

سرویس ترجمه نامه

اگر داوطلب پذیرش در دانشگاه‌های جهانی هستید و نیاز به ارسال مدارک دارید، قطعاًً با کپی فای تماس بگیرید. ما مدارک شما را دقیق ترجمه می‌کنیم. با دانشگاه شما نامه نگاری می‌کنیم و تمام اقدامات پذیرش در دانشگاه را با شما گام به گام طی می‌کنیم. کپی فای همیشه در کنار شما خواهد بود. جهت ترجمه نامه به قسمت سرویس مراجعه کنید.

• قطعاًً خودتان را معرفی کنید، جایی را که شما می‌خواهید و منبع و یا لیستی که برای شغل خالی تبلیغات کرده‌اند مشخص کنید. اگر با یک مشخصه‌ی ویژه ای به جایگاهی اشاره کرده‌اید، در نامه‌ی خود آن را ذکر کنید.

• در نامه اشخاصی که گزینش یا مصاحبه می کنن، تحت عنوان یا نام ویزیت قرار بدهید می‌توانید با روابط عمومی آن شرکت تماس گرفته و آن دیتا را بدست آورید.

• هدف این نامه برجسته کردن مهارت‌ها و امتحان‌های شما در ارتباط با نیاز کارفرمایی است که برایش نامه می‌نویسید. با دقت به تنوع نیازهای کارفرماها و نوع ارتباط مهارت‌های شما با آن‌ها نامه‌های درخواست متفاوتی را جویا می‌شود.

• قطعاًً تمایل خود را نسبت به برگزاری یک جلسه حضوری برای مصاحبه و گفت و گو در رابطه با شغل مطرح کنید.

• اگر از شما حقوق پیشنهادی را خواستند این قسمت را در آخرین پاراگراف نامه بنویسید. برای نمونه: امیدوارم طبق تحصیلات و امتحان‌ی خود حقوقی در حدود …/…./xxx تومان تا …/…./xxx تومان داشته باشم. قطعاًً تحقیق کنید که چه حقوقی مناسب در رشته شغلی شماست.

• اگر به وسیله یک سامانه آنلاین به یک شغلی انتخاب می‌شوید بخشی هست که نامه پیوست خود را در آنجا آپلود کنید. اگر همچین بخشی طراحی نشده است دیتا نامه پیوست خود را در قسمت دیتا اضافی برای کارفرما بفرستید.

برچسب: ترجمه حرفه‌ای

منبع